Một mẫu thông báo học phí tốt trả lời trước mọi câu phụ huynh sẽ hỏi: con học khóa nào, phải đóng bao nhiêu, đã giảm gì, hạn đến khi nào, chuyển vào đâu với nội dung gì. Bên dưới có ba bản để copy dùng ngay: bản Word in A4, bảng Excel để làm thông báo cho cả lớp một lúc, và tin nhắn ngắn để nhân viên gửi qua kênh của trung tâm.
Bài này thuộc chủ đề quản lý học phí trung tâm. Ngoài các mẫu, bài có giải thích từng phần, ví dụ đã điền với dữ liệu giả lập, lịch gửi thông báo đóng học phí theo hạn, và những lỗi khiến phụ huynh phải gọi hỏi lại.
Thông báo học phí cần có những gì
Checklist trước khi gửi bất kỳ thông báo học phí nào:
- Logo, tên trung tâm, cơ sở
- Tên học viên, mã học viên, lớp, khóa
- Kỳ thu: trọn khóa, đợt mấy, hay tháng mấy
- Học phí gốc, từng khoản giảm có lý do, số phải đóng
- Số đã đóng trước đó và số còn lại (nếu chia đợt)
- Hạn đóng là một ngày cụ thể, không phải "đầu tháng"
- Tài khoản nhận, tên chủ tài khoản, nội dung chuyển khoản bắt buộc, hoặc mã VietQR có sẵn số tiền và nội dung
- Cách đóng tiền mặt: địa chỉ, giờ quầy mở
- Liên hệ khi thắc mắc (email hoặc quầy giáo vụ)
- Một dòng về quy định: đóng trễ thì sao, hoàn và bảo lưu theo quy định đã ký
Mẫu 1: thông báo học phí bản Word (in A4)
Copy khung dưới vào Word hoặc Google Docs. Phần trong ngoặc vuông là chỗ thay dữ liệu.
[LOGO] [TÊN TRUNG TÂM] - [Cơ sở]
[Địa chỉ] | [Email]
THÔNG BÁO HỌC PHÍ
Kỳ: [Tháng 12/2026 / Đợt 2 / Trọn khóa]
Ngày lập: [dd/mm/yyyy]
Kính gửi Phụ huynh học viên: [Họ tên học viên]
Mã học viên: [HV....] Lớp: [Tên lớp] Khóa: [Tên khóa]
Lịch học: [Thứ, giờ] Khai giảng / kỳ học: [từ ngày - đến ngày]
Khoản Số tiền (đ)
Học phí [kỳ] [.........]
Giảm: [lý do] -[.........]
Giáo trình / học liệu (nếu có) [.........]
Đã đóng trước đó -[.........]
------------------------------------------------------
SỐ CẦN ĐÓNG [.........]
Bằng chữ: [...........................................]
HẠN ĐÓNG: [dd/mm/yyyy]
Cách đóng:
1. Chuyển khoản: quét mã VietQR bên cạnh (đã có số tiền và nội dung),
hoặc chuyển vào:
Ngân hàng: [.....] Số tài khoản: [.....]
Chủ tài khoản: [.....]
Nội dung bắt buộc: [HV.... T12]
2. Tiền mặt tại quầy: [địa chỉ], [giờ mở cửa]. Nhận phiếu thu ngay.
Lưu ý: Trung tâm chỉ nhận học phí vào tài khoản trên và không bao giờ
đổi tài khoản qua tin nhắn. Vui lòng kiểm tra tên chủ tài khoản khi quét.
Hoàn phí, bảo lưu theo quy định đóng học phí đã ký khi đăng ký.
Mọi thắc mắc xin liên hệ: [email / quầy giáo vụ].
[TÊN TRUNG TÂM]
(ký, ghi rõ họ tên)
[MÃ VIETQR]
Ví dụ đã điền (dữ liệu giả lập)
- Học viên: Nguyễn Bảo An, mã HV0921, lớp Toán tư duy TD-T7CN-9h, khóa Toán tư duy cấp độ 2.
- Kỳ: tháng 12/2026, 8 buổi.
- Học phí tháng: 1.600.000đ. Giảm anh chị em cùng học 10%: −160.000đ. Giáo trình: 0đ. Đã đóng trước đó: 0đ.
- Số cần đóng: 1.440.000đ. Bằng chữ: Một triệu bốn trăm bốn mươi nghìn đồng.
- Hạn đóng: 05/12/2026. Nội dung bắt buộc: HV0921 T12.
Mẫu 2: bảng Excel làm thông báo cho cả lớp
Khi phải gửi thông báo cho 200 học viên, đừng sửa từng file Word. Lập một bảng, mỗi học viên một dòng, rồi dùng chức năng trộn thư (Mail Merge) của Word để in hàng loạt từ Mẫu 1. Copy hàng tiêu đề này vào Excel:
| Mã HV | Học viên | Lớp | Khóa | Kỳ | Học phí | Lý do giảm | Số giảm | Học liệu | Đã đóng | Cần đóng | Bằng chữ | Hạn đóng | Nội dung CK | Ngày gửi | Kênh gửi | Đã đóng chưa |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| HV0921 | Nguyễn Bảo An | TD-T7CN-9h | Toán tư duy cấp độ 2 | T12/2026 | 1.600.000 | Anh chị em | 160.000 | 0 | 0 | 1.440.000 | Một triệu bốn trăm bốn mươi nghìn đồng | 05/12/2026 | HV0921 T12 | 30/11/2026 | In + tin nhắn |
Giải thích các cột:
| Cột | Ghi gì | Lưu ý |
|---|---|---|
| Mã HV | Mã duy nhất của học viên | Dùng làm nội dung chuyển khoản, không dùng tên |
| Kỳ | Tháng hoặc đợt | Ghi giống nhau trong cả bảng để lọc được |
| Học phí, Số giảm, Học liệu, Đã đóng | Số nguyên, không chữ "đ" | Để công thức tính được |
| Cần đóng | =F2-H2+I2-J2 |
Đừng gõ tay cột này |
| Bằng chữ | Gõ tay, kiểm tra lại | Excel không có hàm đọc số tiếng Việt có sẵn |
| Nội dung CK | =A2&" T12" |
Đổi " T12" theo kỳ |
| Ngày gửi, Kênh gửi | Ngày và kênh đã gửi | Để biết ai chưa nhận thông báo |
| Đã đóng chưa | Có / Chưa / Một phần | Cập nhật khi đối soát |
Cột "Đã đóng chưa" biến bảng này thành danh sách nhắc nợ: lọc "Chưa" sau hạn là ra danh sách cần nhắc. Cách nhận biết khoản chuyển khoản của ai để cập nhật cột này xem thu học phí qua chuyển khoản.
Mẫu 3: tin nhắn thông báo đóng học phí
Ba tin nhắn ngắn để giáo vụ copy, thay dữ liệu và gửi qua kênh trung tâm đang dùng với phụ huynh. Luôn gửi kèm ảnh thông báo hoặc mã VietQR.
Tin 1: thông báo trước hạn (gửi trước hạn 5 ngày)
[Tên trung tâm] xin gửi Phụ huynh bé [Tên] (lớp [Lớp]) thông báo học phí
[kỳ]: [số tiền]đ, hạn đóng [ngày]. Phụ huynh có thể quét mã VietQR trong
ảnh đính kèm (đã có số tiền và nội dung), hoặc chuyển khoản với nội dung
[HV.... T12]. Trung tâm cảm ơn Phụ huynh.
Tin 2: nhắc vào ngày đến hạn
[Tên trung tâm] xin nhắc Phụ huynh bé [Tên]: hôm nay [ngày] là hạn đóng
học phí [kỳ], số tiền [số tiền]đ. Nếu Phụ huynh đã chuyển, xin bỏ qua tin
này và cảm ơn Phụ huynh. Mã VietQR gửi lại trong ảnh đính kèm.
Tin 3: sau hạn 3 ngày
[Tên trung tâm] chưa nhận được học phí [kỳ] của bé [Tên] ([số tiền]đ,
hạn [ngày]). Nếu Phụ huynh cần chia đợt hoặc có khó khăn, xin trả lời tin
này hoặc gặp giáo vụ tại quầy để trung tâm sắp xếp.
Giọng tin nhắn nên lịch sự và cho phụ huynh lối ra ("nếu đã chuyển, xin bỏ qua"). Lịch nhắc chi tiết hơn xem bài nhắc nợ học phí của cùng chủ đề.
Lịch gửi thông báo học phí
Ví dụ lịch cho học phí theo tháng, hạn ngày 5:
| Ngày | Việc | Ai làm |
|---|---|---|
| 25 tháng trước | Chốt danh sách lớp, số buổi tháng sau, các khoản giảm | Giáo vụ |
| 28 | Kế toán kiểm tra bảng Excel, đặc biệt cột Cần đóng | Kế toán |
| 30 | Gửi thông báo (in giao tận tay qua lớp và/hoặc tin nhắn) | Giáo vụ |
| 5 | Nhắc lần 1 với ai chưa đóng | Giáo vụ |
| 8 | Nhắc lần 2, đề xuất chia đợt nếu cần | Giáo vụ |
| 12 trở đi | Quản lý gọi trực tiếp | Quản lý |
Ví dụ: một trung tâm 180 học viên theo tháng, học phí trung bình 1.500.000đ, tổng phải thu 270.000.000đ. Nếu gửi thông báo ngày 30 thay vì ngày 5, phụ huynh có 5 ngày chuẩn bị và trung tâm thường thu được phần lớn ngay trong tuần đầu; gửi đúng ngày hạn thì nhiều phụ huynh chưa kịp xoay tiền và khoản đó thành nợ quá hạn. Đây là ví dụ minh họa, tỷ lệ thật phụ thuộc phụ huynh của bạn.
Những lỗi hay gặp trong thông báo học phí
- Không ghi hạn đóng cụ thể. "Đầu tháng" mỗi người hiểu một kiểu.
- Ghi số tiền mà không ghi cách tính. Phụ huynh thấy khác tháng trước là gọi hỏi. Ghi rõ số buổi, khoản giảm.
- Nội dung chuyển khoản tự do. Không ghi nội dung bắt buộc thì kế toán phải dò sao kê.
- Dùng tài khoản cá nhân của nhân viên. Phụ huynh nghi ngờ, và đây là lỗ hổng cho gian lận.
- Gửi thông báo từ tài khoản cá nhân của nhân viên thay vì kênh chính thức của trung tâm.
- Sửa tay số tiền trên file mẫu cho từng người. Dễ quên sửa một chỗ. Dùng bảng Excel và trộn thư.
- Nhắc nợ phụ huynh đã đóng. Luôn đối soát trước khi gửi nhắc, và luôn có câu "nếu đã chuyển, xin bỏ qua".
- Gửi thông báo mà chưa có phiếu thu sẵn sàng. Phụ huynh đóng tiền mặt cần nhận phiếu ngay; mẫu xem mẫu phiếu thu học phí.
Thêm mã VietQR vào thông báo
Mã VietQR riêng cho từng học viên, có sẵn số tiền và nội dung, giảm gần hết lỗi chuyển sai. Làm tay thì phải tạo mã cho từng dòng trong bảng mỗi kỳ; phần mềm thì sinh mã từ số còn nợ. Cách làm và cách xử lý chuyển thiếu, thừa xem tạo mã QR thu học phí cho từng học viên.
Làm việc này trên Eduto
Trong phần mềm quản lý trung tâm Eduto, thông báo học phí được tạo từ đăng ký học, nên số tiền luôn là số còn nợ thật.
- Tạo đăng ký có học phí, mã ưu đãi. Eduto tính số phải thu và theo dõi từng lần đóng.
- In thông báo học phí khổ A4 có logo trung tâm, thông tin học viên, số còn nợ và mã VietQR riêng đã điền số tiền, nội dung.
- Gửi đường link phụ huynh. Mỗi học viên có một trang riêng cho phụ huynh với lịch học, điểm danh, bài tập, học phí còn nợ và mã VietQR; nhân viên sao chép link và gửi qua kênh của trung tâm.
- Tiền về là tự gạch nợ khi tài khoản đã kết nối thông báo giao dịch, nên danh sách còn nợ để nhắc luôn đúng.
Eduto không tự gửi thông báo qua SMS hay Zalo; thông báo được in hoặc gửi bằng link qua kênh của trung tâm. Xem trung tâm mẫu để thấy thông báo học phí có VietQR, hoặc dùng thử Eduto 14 ngày với lớp của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Nên gửi thông báo học phí trước hạn bao lâu?
Khoảng 5-7 ngày với học phí theo tháng, 10-14 ngày với học phí trọn khóa hoặc đợt lớn. Đủ để phụ huynh chuẩn bị, chưa xa đến mức quên.
Thông báo học phí nên in hay gửi tin nhắn?
Cả hai nếu được. Bản in gửi qua lớp với học viên nhỏ tuổi, có chữ ký, phụ huynh dễ lưu. Tin nhắn kèm ảnh hoặc mã VietQR để phụ huynh chuyển ngay trên điện thoại. Quan trọng là số liệu ở hai bản phải giống nhau.
Thông báo học phí có cần ghi số buổi không?
Nên ghi với học phí theo tháng hoặc theo buổi, nhất là tháng có ngày nghỉ lễ. Tháng 12 có 8 buổi, tháng 1 có 7 buổi vì trùng nghỉ Tết dương lịch: ghi số buổi thì phụ huynh hiểu vì sao số tiền khác.
Có nên ghi mức phạt đóng trễ trong thông báo?
Nếu trung tâm có quy định đóng trễ đã ký với phụ huynh, nhắc lại một dòng là đủ, giọng trung tính. Đừng đưa điều khoản mới lần đầu vào thông báo học phí. Câu hỏi khác về Eduto, gửi về [email protected].
Đội ngũ xây dựng Eduto, phần mềm quản lý trung tâm đào tạo. Góp ý bài viết: [email protected]