Tạo mã QR thu học phí cho từng học viên với VietQR

Mã QR thu học phí tốt nhất là mã VietQR riêng cho từng học viên, điền sẵn số tài khoản của trung tâm, số tiền còn nợ và một nội dung chuyển khoản có mã học viên. Phụ huynh chỉ cần quét bằng ứng dụng ngân hàng và bấm xác nhận; trung tâm nhìn nội dung là biết tiền của ai, và nếu phần mềm được kết nối với thông báo giao dịch của ngân hàng thì khoản nợ được gạch tự động.

Bài này nằm trong chủ đề quản lý học phí trung tâm: mã QR chung khác mã riêng thế nào, đặt nội dung chuyển khoản ra sao, làm bằng tay hay tự động, trung tâm phải thiết lập gì và xử lý các ca không khớp.

Mã QR chung và mã QR riêng cho từng học viên

Mã dán ở quầy lễ tân là mã chung: chỉ chứa số tài khoản, phụ huynh tự gõ số tiền và nội dung. Mã riêng điền sẵn cả hai.

Tiền vẫn vào tài khoản của trung tâm như chuyển khoản thường. VietQR là chuẩn mã QR chuyển khoản liên ngân hàng do NAPAS vận hành, hầu hết ứng dụng ngân hàng tại Việt Nam đều quét được. Thông tin chính thức có tại vietqr.io. Nếu bạn mới nghe về chuẩn này, đọc trước bài VietQR là gì và cách trung tâm dùng để thu học phí.

Một mã VietQR thu học phí chứa những gì

Mỗi mã chứa năm thông tin:

1. Ngân hàng nhận (mã định danh ngân hàng).
2. Số tài khoản nhận của trung tâm.
3. Tên chủ tài khoản, hiện ra khi phụ huynh quét để họ kiểm tra.
4. Số tiền: số còn nợ của đợt đang đến hạn.
5. Nội dung chuyển khoản: mã dùng để nhận ra học viên.

Nội dung là phần quan trọng nhất cho việc đối chiếu. Quy tắc đặt nội dung:

• Ngắn, không dấu, không ký tự đặc biệt, vì một số ứng dụng ngân hàng cắt bớt nội dung dài.
• Một mã duy nhất, ví dụ HV0482 hoặc chuỗi 8 ký tự do phần mềm tạo, không dựa vào tên (tên có thể trùng).
• Gắn với đăng ký, không chỉ với học viên, để học viên học hai khóa thì tiền vào đúng khóa.

Ví dụ: học viên lớp Movers T2-T4 còn nợ đợt 2 là 2.500.000đ. Mã QR trên thông báo học phí điền sẵn 2.500.000đ và nội dung "HVK7M2QX". Phụ huynh quét, thấy tên chủ tài khoản là tên trung tâm, bấm chuyển. Kế toán chỉ cần thấy HVK7M2QX là biết khoản này của ai.

Cách 1: tạo mã QR bằng tay

Trung tâm ít học viên có thể lập bảng tính gồm mã học viên và số tiền, dùng công cụ tạo mã VietQR có điền sẵn số tiền và nội dung (nhiều ứng dụng ngân hàng có chức năng này), gửi ảnh mã cho từng phụ huynh, rồi khi tiền về thì tìm mã trong sao kê và ghi sổ.

Cách này hết lỗi gõ sai nhưng vẫn còn hai việc tay: tạo mã mỗi đợt và đối chiếu khi tiền về. Với 30-40 học viên thì ổn; với vài trăm học viên đóng theo tháng thì mất nhiều giờ, và số tiền đổi là phải tạo lại mã. Nếu đang làm cách này, hãy giữ danh sách trong một bảng có cấu trúc như bộ file Excel quản lý trung tâm để mã học viên không bị trùng.

Cách 2: mã tự sinh và tự gạch nợ

Trong phần mềm quản lý học phí, mã QR được tạo từ chính dữ liệu đăng ký: số tiền luôn là số còn nợ hiện tại, nội dung luôn là mã của đăng ký đó. Phần tự động gồm hai nửa:

Nửa thứ hai là chỗ nhiều trung tâm hiểu nhầm. Mã QR tự nó không báo cho ai biết là tiền đã về. Ngân hàng báo cho chủ tài khoản (qua ứng dụng, tin nhắn biến động số dư). Để phần mềm biết, tài khoản của trung tâm phải được kết nối để thông báo giao dịch được gửi tới phần mềm. Có kết nối này thì phần mềm mới gạch nợ được mà không cần ai nhập tay.

Trung tâm cần thiết lập những gì

Checklist trước khi dùng mã QR thu học phí tự động:

• Một tài khoản ngân hàng nhận học phí, tốt nhất đứng tên trung tâm hoặc hộ kinh doanh, chỉ dùng để thu học phí. Tài khoản cá nhân dùng chung cho chi tiêu sẽ làm sao kê lẫn lộn.
• Nhập tài khoản đó vào phần cài đặt của phần mềm: ngân hàng, số tài khoản, tên chủ tài khoản đúng như trên ngân hàng. Sai một chữ số là mã QR chuyển tiền đi sai chỗ, nên hãy kiểm tra hai lần.
• Kết nối thông báo giao dịch của tài khoản đó với phần mềm, theo hướng dẫn trong phần cài đặt. Người làm bước này nên là chủ trung tâm hoặc người được ủy quyền quản lý tài khoản.
• Chuyển thử một khoản nhỏ (ví dụ 10.000đ) bằng mã QR của một đăng ký thử, kiểm tra tiền về đúng tài khoản và phần mềm ghi nhận đúng.
• Báo cho phụ huynh tên chủ tài khoản chính thức, và giao người xem giao dịch không khớp mỗi ngày.

Xử lý các ca không khớp

Mã QR riêng giảm lỗi rất nhiều, nhưng không về 0. Những ca thường gặp và cách xử lý:

Nguyên tắc: mọi giao dịch không khớp phải được xử lý trong ngày, có người ghi nhận và lý do. Để lâu thì phụ huynh đã đóng mà vẫn nhận tin nhắc nợ, và đó là cuộc gọi khó nhất với phụ huynh.

Ví dụ: tiết kiệm bao nhiêu giờ mỗi tháng

Ví dụ giả định: trung tâm 250 học viên, đóng theo tháng, mỗi tháng khoảng 200 chuyển khoản học phí.

Lợi ích lớn hơn số giờ là công nợ cập nhật ngay khi tiền về, nên không còn ca phụ huynh đã chuyển mà vẫn bị nhắc. Tỷ lệ không khớp là giả định và thường giảm sau 2-3 tháng.

Giúp phụ huynh yên tâm khi quét mã

Lừa đảo chuyển khoản khiến phụ huynh cẩn thận hơn, và đó là điều tốt. Hãy công bố một tài khoản nhận học phí duy nhất, nhắc phụ huynh kiểm tra tên chủ tài khoản hiện ra khi quét, chỉ gửi mã qua kênh chính thức của trung tâm, và không bao giờ yêu cầu chuyển vào tài khoản khác "vì tài khoản trung tâm đang lỗi".

Làm việc này trên Eduto

Trong phần mềm quản lý trung tâm Eduto, mỗi đăng ký học có một mã thanh toán riêng, và mã VietQR được sinh từ đúng số còn nợ của đăng ký đó.

1. Nhập tài khoản ngân hàng của trung tâm trong phần Cài đặt: ngân hàng, số tài khoản, tên chủ tài khoản.
2. Kết nối thông báo giao dịch của tài khoản đó với Eduto, để Eduto biết khi có tiền về.
3. In hoặc gửi thông báo học phí A4 có logo, số còn nợ và mã VietQR của đúng học viên.
4. Phụ huynh quét và chuyển. Ngân hàng báo giao dịch về, Eduto đọc mã trong nội dung, tự gạch nợ cho đúng đăng ký và gửi email báo đã nhận học phí.
5. Xử lý phần còn lại. Tiền mặt và giao dịch không khớp ghi vào cùng một sổ, in phiếu thu, có người thực hiện và lý do.

Eduto không gửi mã qua SMS hay tin nhắn Zalo tự động và không xuất hóa đơn điện tử; thông báo được in hoặc gửi qua kênh của trung tâm. Dùng thử Eduto 14 ngày miễn phí, không cần thẻ, và chuyển thử một khoản nhỏ để thấy học phí tự gạch nợ.

Câu hỏi thường gặp

Mã QR thu học phí có mất phí không?

Bản thân mã VietQR không làm phát sinh phí riêng; nó chỉ điền sẵn thông tin cho một lệnh chuyển khoản bình thường. Phí chuyển khoản (nếu có) theo chính sách của ngân hàng người chuyển. Việc kết nối thông báo giao dịch có thể có điều kiện riêng tùy ngân hàng và dịch vụ, nên hãy kiểm tra khi thiết lập.

Dùng tài khoản cá nhân để làm mã QR học phí được không?

Được, nhưng không nên: sao kê lẫn chi tiêu riêng, phụ huynh thấy tên cá nhân sẽ ngần ngại, và người đứng tên nghỉ việc thì rất phiền. Nên dùng tài khoản đứng tên trung tâm hoặc hộ kinh doanh.

Phụ huynh sửa số tiền trên mã QR thì sao?

Phần lớn ứng dụng ngân hàng cho sửa số tiền. Khi đó hệ thống vẫn nhận ra học viên qua nội dung và ghi nhận đúng số đã chuyển; phần còn thiếu vẫn nằm trong công nợ. Nếu phụ huynh sửa cả nội dung thì kế toán ghi nhận tay.

Trung tâm nhiều cơ sở có cần nhiều tài khoản không?

Không bắt buộc. Nhiều trung tâm dùng một tài khoản cho tất cả cơ sở, vì mã trong nội dung đã cho biết học viên thuộc cơ sở nào. Nếu từng cơ sở hạch toán riêng, có thể dùng tài khoản riêng cho mỗi cơ sở. Câu hỏi về cách thiết lập trên Eduto, gửi về [email protected].