VietQR là chuẩn mã QR chuyển khoản dùng chung giữa các ngân hàng tại Việt Nam, do NAPAS (Công ty Cổ phần Thanh toán Quốc gia Việt Nam) cùng các ngân hàng thành viên triển khai. Phụ huynh mở ứng dụng ngân hàng bất kỳ trong hệ thống, quét mã VietQR của trung tâm, và thông tin người nhận (có thể cả số tiền và nội dung) được điền sẵn; tiền đi qua dịch vụ chuyển nhanh liên ngân hàng nên thường về tài khoản trung tâm sau vài giây.
Bài này thuộc chủ đề quản lý học phí trung tâm. Bạn sẽ hiểu VietQR là gì theo cách một chủ trung tâm cần hiểu: mã chứa những gì, mã tĩnh khác mã động thế nào, VietQR khác mã ví điện tử ra sao, và các bước dùng VietQR để thu học phí mà không phải dò sao kê.
VietQR là gì, nói ngắn gọn
Trước khi có một chuẩn chung, mỗi ngân hàng có kiểu mã QR riêng, và mã của ngân hàng này chưa chắc quét được bằng ứng dụng ngân hàng khác. VietQR giải quyết việc đó: một định dạng mã thống nhất, dựa trên chuẩn mã QR thanh toán quốc tế EMV, mà ứng dụng của các ngân hàng tham gia đều đọc được.
Ba điều chủ trung tâm cần nhớ:
- VietQR không phải một ứng dụng hay một ví. Nó là cách đóng gói thông tin chuyển khoản vào một mã QR. Tiền vẫn đi từ tài khoản ngân hàng của phụ huynh sang tài khoản ngân hàng của trung tâm.
- Không cần đăng ký riêng để có mã cơ bản. Hầu hết ứng dụng ngân hàng đã có chức năng "mã QR nhận tiền" của chính tài khoản bạn, mang biểu tượng VietQR.
- Tiền đi qua hạ tầng chuyển nhanh liên ngân hàng của NAPAS, nên chạy cả ngoài giờ hành chính và cuối tuần, trừ khi ngân hàng đang bảo trì.
Thông tin chính thức về VietQR và danh sách ngân hàng tham gia xem tại trang của NAPAS: napas.com.vn.
Một mã VietQR chứa những gì
Bên trong mã VietQR là một chuỗi ký tự có cấu trúc. Phụ huynh không thấy chuỗi này, nhưng ứng dụng ngân hàng đọc ra các trường sau:
| Trường | Bắt buộc | Ví dụ | Ý nghĩa với trung tâm |
|---|---|---|---|
| Mã định danh ngân hàng nhận | Có | Mã BIN 6 chữ số của ngân hàng | Sai ngân hàng là tiền không đi được |
| Số tài khoản nhận | Có | Tài khoản thu học phí của trung tâm | Kiểm tra hai lần khi thiết lập |
| Số tiền | Không | 2.500.000 | Có sẵn thì phụ huynh không gõ sai |
| Nội dung chuyển khoản | Không | HV0482 T11 | Chìa khóa để biết tiền của ai |
| Tên chủ tài khoản | Hiện khi quét | Tên trung tâm hoặc hộ kinh doanh | Phụ huynh nhìn để yên tâm |
Tên chủ tài khoản thường không nằm trong mã mà được ứng dụng ngân hàng tra từ số tài khoản khi phụ huynh quét. Vì vậy, dù ai đó in một mã VietQR có dòng chữ "Trung tâm ABC" bên cạnh, cái phụ huynh nên tin là tên hiện ra trong ứng dụng ngân hàng của họ.
Mã VietQR tĩnh và mã VietQR động
Đây là chỗ khác biệt lớn nhất khi dùng VietQR để thu học phí.
| Mã tĩnh | Mã động | |
|---|---|---|
| Chứa gì | Ngân hàng, số tài khoản | Thêm số tiền và nội dung riêng |
| Tạo ở đâu | Ứng dụng ngân hàng, in một lần | Công cụ tạo mã, phần mềm học phí |
| Phụ huynh phải gõ | Số tiền, nội dung | Thường không cần gõ gì |
| Dùng được bao lâu | Mãi mãi, cho mọi người | Cho một khoản cụ thể |
| Hợp với | Bán giáo trình tại quầy, thu lẻ | Học phí theo đăng ký, theo đợt, theo tháng |
Mã tĩnh dán ở quầy tiện nhưng đẩy việc khó về phía kế toán: phụ huynh tự gõ "hoc phi be Na", "ck thang 11", hoặc để trống. Mã động cho từng học viên thì nội dung đã có mã học viên, kế toán nhìn là biết. Cách tạo mã riêng cho từng học viên được viết chi tiết trong bài tạo mã QR thu học phí cho từng học viên.
VietQR khác gì mã QR của ví điện tử
Chủ trung tâm hay hỏi: đã có mã MoMo, ZaloPay hay mã thanh toán ở máy POS, có cần VietQR không? Khác nhau ở chỗ tiền về đâu.
| VietQR | Mã QR ví điện tử | Mã QR thanh toán qua cổng/POS | |
|---|---|---|---|
| Tiền về | Thẳng tài khoản ngân hàng của trung tâm | Ví của trung tâm, phải rút về ngân hàng | Tài khoản đối tác, thanh toán về sau theo hợp đồng |
| Phụ huynh dùng | Ứng dụng ngân hàng | Đúng ví đó | Ứng dụng ngân hàng hoặc ví được hỗ trợ |
| Chi phí phía trung tâm | Thường như nhận chuyển khoản thường | Có thể có phí rút, phí giao dịch | Thường có phí phần trăm trên giao dịch |
| Sao kê | Nằm trong sao kê ngân hàng | Nằm trong lịch sử ví | Báo cáo của đơn vị cung cấp |
Với học phí, phần lớn phụ huynh đã có ứng dụng ngân hàng, nên VietQR là cách ít bước nhất và tiền về một chỗ. Ví điện tử có thể giữ làm phương án phụ. Phí cụ thể (nếu có) tùy chính sách từng ngân hàng, từng ví và loại tài khoản; hãy hỏi trực tiếp ngân hàng của trung tâm.
Cách tạo mã VietQR ngân hàng cho trung tâm
Có ba mức, từ đơn giản đến tự động:
Mức 1: mã tĩnh từ ứng dụng ngân hàng
- Mở ứng dụng ngân hàng của tài khoản thu học phí, tìm mục "Mã QR của tôi" hoặc "Nhận tiền".
- Lưu ảnh mã, in khổ A5, dán ở quầy lễ tân và đưa vào quy định đóng học phí.
- Ghi rõ dưới mã: "Nội dung: Mã học viên + tháng, ví dụ HV0482 T11".
Mất 10 phút, nhưng vẫn phụ thuộc phụ huynh gõ đúng nội dung.
Mức 2: mã động tạo tay cho từng khoản
- Trong bảng tính, mỗi học viên có mã duy nhất và số tiền đến hạn.
- Dùng chức năng tạo mã có số tiền của ứng dụng ngân hàng (nhiều ngân hàng có cho tài khoản doanh nghiệp) hoặc một công cụ tạo VietQR, nhập số tiền và nội dung.
- Gửi ảnh mã kèm thông báo học phí cho từng phụ huynh.
Ổn với vài chục học viên. Với vài trăm học viên đóng theo tháng thì việc tạo mã mỗi đợt đã thành một công việc riêng.
Mức 3: phần mềm tự sinh mã và tự đối chiếu
Phần mềm quản lý học phí sinh mã VietQR từ chính dữ liệu đăng ký: số tiền là số còn nợ hiện tại, nội dung là mã của đăng ký. Khi tài khoản ngân hàng được kết nối để gửi thông báo giao dịch, phần mềm đọc nội dung và gạch nợ cho đúng học viên. Đây là mức bỏ được việc dò sao kê.
Quy tắc đặt nội dung chuyển khoản trong mã
Nội dung quyết định bạn có đối chiếu được nhanh hay không. Nên:
- Ngắn, không dấu, chỉ chữ và số. Một số ứng dụng ngân hàng tự bỏ dấu hoặc cắt bớt nội dung dài; giữ dưới khoảng 20 ký tự cho an toàn.
- Có một mã duy nhất, không dùng tên học viên. "Nguyen Minh Anh" có thể trùng, "HV0482" thì không.
- Gắn với khoản thu, không chỉ với học viên, khi một học viên học hai khóa hoặc chia đợt: ví dụ "HV0482 D2" cho đợt 2.
- Không thêm chữ thừa như "chuyen tien hoc phi cho con". Mã càng nằm gọn, càng dễ đọc tự động.
Ví dụ: trung tâm 200 khoản học phí mỗi tháng
Ví dụ giả định: một trung tâm tiếng Anh thiếu nhi 260 học viên, học phí theo tháng 1.200.000đ đến 1.800.000đ, mỗi tháng khoảng 200 khoản chuyển khoản.
| Mã tĩnh ở quầy | Mã VietQR động cho từng học viên | |
|---|---|---|
| Khoản có nội dung rõ ràng | khoảng 60% | khoảng 95% |
| Khoản phải hỏi lại phụ huynh | khoảng 20-30 khoản | khoảng 3-5 khoản |
| Khoản gõ sai số tiền | vài khoản mỗi tháng | gần như không, trừ khi phụ huynh tự sửa |
| Thời gian đối chiếu mỗi tháng | 8-10 giờ | 1-2 giờ (gần 0 nếu tự gạch nợ) |
Các tỷ lệ trên là giả định để minh họa; số thật phụ thuộc phụ huynh của bạn quen quét mã đến đâu. Điểm đáng chú ý không phải số giờ mà là số cuộc gọi hỏi "chị chuyển khoản hôm thứ Ba cho bé nào ạ": mỗi cuộc gọi như vậy làm phụ huynh thấy trung tâm thiếu chuyên nghiệp.
Những điều cần kiểm tra trước khi dùng VietQR thu học phí
- Tài khoản nhận đứng tên trung tâm hoặc hộ kinh doanh, chỉ dùng thu học phí. Tài khoản cá nhân dùng chung làm sao kê lẫn lộn và khó giải thích với phụ huynh.
- Chuyển thử 10.000đ bằng mã vừa tạo, từ một ngân hàng khác, để chắc tiền về đúng chỗ.
- Tên hiện ra khi quét đúng với tên trung tâm phụ huynh biết. Nếu tài khoản đứng tên chủ trung tâm, ghi rõ điều này trong quy định đóng học phí.
- Một tài khoản chính thức duy nhất, công bố trên website, tại quầy và trong thông báo học phí.
- Quy định khi phụ huynh sửa số tiền: ghi nhận đúng số đã nhận, phần thiếu hay thừa xử lý thế nào.
- Người phụ trách giao dịch không khớp mỗi ngày.
Một lưu ý về an toàn: lừa đảo bằng mã QR dán đè hoặc tin nhắn giả mạo khá phổ biến. Nhắc phụ huynh luôn kiểm tra tên chủ tài khoản trước khi bấm chuyển, và trung tâm không bao giờ đổi tài khoản nhận qua tin nhắn. Các thuật ngữ như BIN, sao kê, biến động số dư được giải thích trong từ điển thuật ngữ quản lý trung tâm.
VietQR trong bức tranh tài chính của trung tâm
VietQR giải quyết khâu "tiền vào đúng chỗ, đúng người". Nó không thay cho sổ công nợ, phiếu thu, hay đối soát cuối tháng. Học phí thu qua VietQR vẫn phải ghi nhận vào đúng đăng ký, vẫn cần xem hằng tuần ai còn nợ, và vẫn phải tách khỏi các khoản chi. Cách sắp xếp dòng tiền thu chi được viết trong bài quản lý tài chính trung tâm đào tạo. Bước tiếp theo sau khi có mã là đối soát: xem thu học phí qua chuyển khoản không cần dò sao kê.
Làm việc này trên Eduto
Trong phần mềm quản lý trung tâm Eduto, mỗi đăng ký học có mã thanh toán riêng, và mã VietQR được sinh từ số còn nợ của đúng đăng ký đó.
- Nhập tài khoản thu học phí trong phần Cài đặt: ngân hàng, số tài khoản, tên chủ tài khoản.
- Kết nối thông báo giao dịch của tài khoản đó với Eduto theo hướng dẫn trong Cài đặt, để Eduto biết khi có tiền về.
- In hoặc gửi thông báo học phí khổ A4 có logo trung tâm, số còn nợ và mã VietQR riêng của học viên. Phụ huynh cũng thấy số còn nợ và mã VietQR trong đường link phụ huynh của học viên, do nhân viên sao chép và gửi.
- Phụ huynh quét và chuyển. Khi ngân hàng báo giao dịch, Eduto đọc mã trong nội dung, tự gạch nợ cho đúng đăng ký và có thể gửi email báo đã nhận học phí (cần kết nối nhà cung cấp email).
- Xử lý ngoại lệ. Tiền mặt và giao dịch không khớp ghi nhận vào cùng một sổ, in phiếu thu ngay.
Eduto không gửi mã qua SMS hay tin nhắn Zalo tự động và không xuất hóa đơn điện tử. Bạn có thể xem trung tâm mẫu để thấy thông báo học phí có VietQR, hoặc dùng thử Eduto 14 ngày và chuyển thử một khoản nhỏ với dữ liệu của trung tâm bạn.
Câu hỏi thường gặp
VietQR có mất phí không?
Bản thân mã VietQR không có phí riêng. Phí, nếu có, là phí chuyển khoản theo chính sách của ngân hàng phía phụ huynh và phí duy trì tài khoản phía trung tâm. Nhiều ngân hàng miễn phí chuyển khoản trên ứng dụng cho khách cá nhân, nhưng hãy hỏi ngân hàng của trung tâm về loại tài khoản bạn dùng.
Phụ huynh dùng ngân hàng khác có quét được mã của trung tâm không?
Được, nếu ngân hàng của phụ huynh tham gia VietQR. Đó chính là mục đích của chuẩn chung. Danh sách ngân hàng tham gia có trên trang của NAPAS.
Dùng tài khoản cá nhân để làm mã VietQR thu học phí được không?
Về kỹ thuật thì được, mã VietQR tạo được cho cả tài khoản cá nhân. Nhưng tài khoản cá nhân dùng chung chi tiêu sẽ làm sao kê lẫn lộn, khó đối soát và khó minh bạch với phụ huynh. Nên mở một tài khoản riêng chỉ để thu học phí. Việc kê khai thuế với tài khoản nào hãy hỏi kế toán của trung tâm.
Mã VietQR có dùng lại được cho tháng sau không?
Mã tĩnh thì dùng mãi. Mã động có số tiền và nội dung của một khoản cụ thể, nên khi số tiền tháng sau khác, cần mã mới. Phần mềm tự sinh mã từ số còn nợ sẽ tự cập nhật, không cần tạo lại bằng tay.
Tiền chuyển qua VietQR bao lâu thì về?
Thường vài giây, vì đi qua dịch vụ chuyển nhanh liên ngân hàng, kể cả buổi tối và cuối tuần. Đôi khi chậm hơn khi ngân hàng bảo trì hệ thống; nếu sau vài giờ chưa thấy, phụ huynh nên liên hệ ngân hàng của họ với mã giao dịch. Câu hỏi khác về Eduto, gửi về [email protected].
Đội ngũ xây dựng Eduto, phần mềm quản lý trung tâm đào tạo. Góp ý bài viết: [email protected]