Phần mềm quản lý học viên: từ ghi danh đến tái đăng ký

Phần mềm quản lý học viên là nơi lưu toàn bộ vòng đời của một học viên ở trung tâm: từ lúc là một lead hỏi khóa học, qua ghi danh, xếp lớp, điểm danh, bài tập, điểm số, học phí và công nợ, đến lúc hoàn thành khóa và đăng ký khóa tiếp theo. Một phần mềm tốt không chỉ là danh bạ học viên đẹp hơn Excel; nó phải trả lời được ngay "em này đang học lớp nào, vắng mấy buổi, còn nợ bao nhiêu, sắp hết khóa chưa".

Nếu bạn đang chọn phần mềm cho cả trung tâm, đọc thêm phần mềm quản lý trung tâm là gì và cách chọn đúng. Bài này dành cho chủ trung tâm và quản lý đang theo dõi học viên bằng Excel, sổ tay và nhóm Zalo: bản đồ vòng đời học viên, các trường dữ liệu cần có, checklist chọn phần mềm và một ví dụ tính tiền từ tái đăng ký.

Vòng đời học viên ở trung tâm: 7 chặng

Chặng 7 là nơi trung tâm mất tiền nhiều nhất mà ít người để ý. Tìm một học viên mới tốn chi phí quảng cáo, tư vấn, học thử; giữ một học viên cũ học tiếp gần như chỉ tốn một cuộc gọi đúng lúc.

Quản lý thông tin học sinh: hồ sơ cần những trường gì

Hồ sơ học viên không cần quá nhiều trường, nhưng cần đủ để làm việc. Bảng dưới là bộ tối thiểu, dùng được cho cả Excel lẫn phần mềm.

Dữ liệu học viên, nhất là của trẻ em, là dữ liệu cá nhân cần được bảo vệ theo pháp luật. Ở Excel, file thường bị gửi qua lại trong nhóm chat; ở phần mềm, hãy kiểm tra phân quyền: giáo viên có cần thấy học phí không, tư vấn viên có cần thấy điểm không.

Phần mềm quản lý học sinh trung tâm khác Excel ở đâu

Excel vẫn ổn khi trung tâm dưới khoảng 80-100 học viên và một người làm hết. Khi có 3-4 người cùng sửa một file, hoặc có từ hai cơ sở, chi phí sai sót bắt đầu lớn hơn chi phí phần mềm. Bài bộ file Excel quản lý trung tâm có mẫu nếu bạn muốn làm tốt Excel trước.

App quản lý học viên: cần app cài máy hay web là đủ?

Nhiều người tìm "app quản lý học sinh" vì muốn giáo viên dùng được trên điện thoại. Điều quan trọng không phải là có app trên kho ứng dụng, mà là màn hình điểm danh, xem lịch dạy, nhập bài tập dùng tốt trên điện thoại.

• Web chạy trên trình duyệt điện thoại: không phải cài, cập nhật ngay, dùng được trên mọi máy. Hợp với giáo viên part-time, dùng máy cá nhân.
• App cài máy: có thông báo đẩy, nhưng phải cài, cập nhật, và đôi khi không hỗ trợ máy cũ.

Với phụ huynh, câu hỏi tương tự: phụ huynh cần xem lịch, điểm danh, bài tập và học phí còn nợ. Một trang web riêng cho từng học viên đủ cho nhu cầu này mà không bắt phụ huynh cài thêm gì.

Ví dụ: tái đăng ký đáng bao nhiêu tiền

Ví dụ: một trung tâm 400 học viên, khóa học 3 tháng, học phí 3.600.000đ một khóa. Mỗi tháng khoảng 130 học viên hết khóa.

Để có 13 học viên mới thay thế, nếu chi phí thu hút một học viên mới khoảng 800.000đ (quảng cáo, tư vấn, học thử), trung tâm phải chi thêm khoảng 10.400.000đ mỗi tháng. Tái đăng ký vừa mang về doanh thu, vừa tiết kiệm khoản đó.

Quy trình tái đăng ký không phức tạp:

1. Ba tuần trước khi lớp kết thúc: giáo vụ lấy danh sách lớp sắp kết thúc.
2. Hai tuần trước: giáo viên ghi nhận xét và đề xuất khóa tiếp cho từng học viên.
3. Mười ngày trước: tư vấn viên gọi phụ huynh, có sẵn điểm danh, điểm và nhận xét trong hồ sơ.
4. Buổi cuối: trao chứng nhận hoàn thành, mở đăng ký khóa tiếp với ưu đãi có thời hạn.
5. Sau khi kết thúc: học viên chưa đăng ký chuyển về danh sách chăm sóc, gọi lại sau 2-4 tuần.

Chỉ số cần theo dõi: tỷ lệ tái đăng ký theo lớp và theo giáo viên. Lớp có tỷ lệ thấp thường có vấn đề về chất lượng, lịch học hoặc sĩ số.

Checklist chọn phần mềm quản lý học viên

Đánh dấu từng dòng khi xem demo hoặc dùng thử:

• Nhập được danh sách học viên từ Excel, có kiểm tra trùng số điện thoại.
• Lead từ form trên website vào thẳng hệ thống cùng nguồn, chiến dịch.
• Một hồ sơ học viên hiện đủ: lớp, điểm danh, điểm, học phí, công nợ.
• Ghi danh có học phí, mã ưu đãi; thu nhiều lần; hoàn phí.
• Giáo viên điểm danh, giao bài tập trên điện thoại.
• Quản lý điểm, bài kiểm tra theo khóa.
• Có cách cho phụ huynh xem tình hình học mà không cần cài app.
• Phân quyền theo vai trò: chủ, quản lý, giáo vụ, giáo viên, tư vấn, kế toán.
• Quản lý nhiều cơ sở trong một tài khoản.
• Xuất được dữ liệu khi cần, dữ liệu thuộc về trung tâm.
• Có trung tâm mẫu để xem trước khi nhập dữ liệu thật.

Cũng hỏi thẳng nhà cung cấp những gì phần mềm không làm. Một bên trả lời rõ ràng thường đáng tin hơn một bên nói "cái gì cũng có".

Làm việc này trên Eduto

Eduto theo học viên qua đủ 7 chặng trong một hồ sơ:

1. Lead và ghi danh. Lead từ form đăng ký trên website vào thẳng danh sách cùng nguồn, chiến dịch; quản lý giao người phụ trách; danh sách cũ nhập từ Excel có kiểm tra trùng số điện thoại. Lead hỏi qua Facebook, Zalo hay điện thoại thì tư vấn viên thêm vào. Ghi danh kèm học phí và mã ưu đãi. Xem thêm CRM giáo dục cho trung tâm.
2. Lớp và việc học. Học viên vào lớp có lịch, phòng, giáo viên. Giáo viên điểm danh và ghi bài tập từng buổi trên điện thoại; điểm kiểm tra lưu theo khóa. Eduto không tự xếp thời khóa biểu; giáo vụ đặt lịch lớp.
3. Học phí và công nợ. Các lần thu tiền mặt, chuyển khoản, hoàn phí, công nợ; mỗi đăng kí có mã VietQR riêng, khoản chuyển khoản tự khớp khi ngân hàng báo có. In thông báo học phí và phiếu thu có logo. Chi tiết ở bài quản lý học phí trung tâm.
4. Phụ huynh. Mỗi học viên có một đường dẫn riêng cho phụ huynh xem lịch, điểm danh, bài tập, học phí còn nợ kèm VietQR; nhân viên sao chép đường dẫn và tự gửi. Email hành trình tự động (xác nhận đăng ký, đã nhận học phí, nhắc lịch học trước 2 ngày, hoàn thành khóa) chạy khi trung tâm đã kết nối nhà cung cấp email.
5. Hoàn thành và tái đăng ký. Chứng chỉ theo mức điểm danh và bài tập của từng khóa, có mã và trang tra cứu công khai. Từ danh sách lớp, giáo vụ biết lớp nào sắp hết lịch để giao tư vấn viên gọi tái đăng ký.

Eduto chạy trên trình duyệt máy tính và điện thoại, không có app cài máy, và chưa có ứng dụng riêng cho phụ huynh. Eduto chưa gửi SMS hay tin nhắn Zalo, chưa xuất hóa đơn điện tử và không phải nền tảng học trực tuyến. Giá là 5.000.000đ mỗi tháng cho một trung tâm, đủ tính năng, không tính theo đầu học viên.

Cách nhanh nhất để đánh giá là xem trung tâm mẫu với dữ liệu giả lập, không cần tạo tài khoản: mở một hồ sơ học viên và thử trả lời bốn câu "đang học lớp nào, vắng mấy buổi, còn nợ bao nhiêu, sắp hết khóa chưa". Xem toàn bộ tính năng trên trang phần mềm quản lý trung tâm Eduto.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý học viên và phần mềm quản lý trung tâm khác nhau thế nào?

Phần mềm quản lý học viên tập trung vào hồ sơ và vòng đời học viên. Phần mềm quản lý trung tâm bao gồm phần đó, cộng thêm nhân sự, chấm công, tính lương, báo cáo doanh thu, KPI. Trung tâm từ khoảng 100 học viên trở lên thường cần cả hai phần trong một hệ thống để số liệu không lệch nhau.

Chuyển dữ liệu học viên từ Excel sang phần mềm có khó không?

Không khó nếu file sạch: mỗi học viên một dòng, số điện thoại đúng định dạng, không gộp ô. Làm sạch file trước, nhập thử 20 dòng, kiểm tra, rồi mới nhập toàn bộ. Học phí còn nợ nên nhập riêng sau khi đối chiếu với kế toán.

Giáo viên có cần máy tính để dùng không?

Không. Với phần mềm chạy trên web như Eduto, giáo viên mở trình duyệt trên điện thoại để xem lịch dạy, điểm danh và ghi bài tập. Lịch dạy cũng có thể đồng bộ sang lịch Google hoặc Apple của giáo viên.

Phụ huynh có xem được tình hình học của con không?

Với Eduto, mỗi học viên có một đường dẫn riêng cho phụ huynh, hiện lịch học, điểm danh, bài tập và học phí còn nợ. Trung tâm sao chép đường dẫn và gửi qua kênh đang dùng với phụ huynh. Không cần cài ứng dụng.

Dữ liệu học viên có an toàn không?

Hỏi nhà cung cấp ba điều: phân quyền theo vai trò thế nào, ai trong đội của họ được xem dữ liệu, và bạn có xuất được dữ liệu ra khi ngừng dùng không. Ở phía trung tâm, đừng dùng chung một tài khoản cho nhiều người và khóa tài khoản ngay khi nhân viên nghỉ việc. Câu hỏi khác, gửi về [email protected].