Phần mềm quản lý trung tâm là hệ thống gom toàn bộ việc vận hành của một trung tâm đào tạo vào một chỗ: tuyển sinh, ghi danh, xếp lớp, điểm danh, thu học phí, chấm công và tính lương giáo viên, báo cáo doanh thu. Một phần mềm tốt không cần nhiều tính năng nhất, mà cần đủ những việc trung tâm bạn làm mỗi ngày và làm chúng nhanh hơn Excel.
Bài này viết cho chủ trung tâm và quản lý đang dùng Excel, nhóm Zalo và sổ tay, đang cân nhắc chuyển sang phần mềm. Bạn sẽ có: dấu hiệu cho thấy đã đến lúc chuyển, 10 nhóm tính năng cần kiểm tra, cách chọn theo quy mô, bảng chấm điểm, một ví dụ tính chi phí thật cụ thể và lịch chuyển đổi trong 2 tuần.
Khi nào trung tâm cần phần mềm thay cho Excel
Excel không có lỗi. Khi trung tâm có 3 lớp, 40 học viên và chủ trung tâm tự làm hết, một file Excel và một nhóm Zalo là đủ. Vấn đề bắt đầu khi có nhiều người cùng ghi vào một bộ dữ liệu, và khi số liệu phải khớp giữa các bộ phận: sale ghi lead, giáo vụ ghi lớp, kế toán ghi tiền, giáo viên ghi điểm danh.
Đánh dấu những câu đúng với trung tâm bạn:
- Có từ 2 file Excel trở lên cùng chứa danh sách học viên, và không ai chắc file nào mới nhất.
- Cuối tháng phải mất hơn nửa ngày để biết doanh thu thực thu và số tiền học viên còn nợ.
- Kế toán phải mở app ngân hàng, dò từng giao dịch chuyển khoản để biết ai đã đóng.
- Lead hỏi qua Facebook, Zalo, website nằm rải rác, có khách bị hai sale cùng gọi, có khách không ai gọi.
- Tính lương giáo viên phải đếm lại số buổi dạy từ sổ điểm danh hoặc tin nhắn.
- Chủ trung tâm không thể trả lời "tháng này ra bao nhiêu học viên mới, từ kênh nào" trong vòng 1 phút.
- Có nhân viên nghỉ việc và mang theo file khách hàng hoặc bạn không biết họ đã xem những gì.
- Trung tâm có hoặc sắp mở cơ sở thứ hai.
Nếu bạn đánh dấu từ 3 câu trở lên, chi phí của việc tiếp tục dùng Excel đã cao hơn bạn nghĩ. Phần lớn chi phí đó không nằm trên hóa đơn mà nằm trong giờ làm của nhân viên, trong lead bị bỏ quên và trong học phí thu chậm.
Excel, nhóm Zalo và phần mềm: so sánh thẳng
| Việc cần làm | Excel + Zalo | Phần mềm quản lý trung tâm |
|---|---|---|
| Danh sách học viên | Nhiều file, dễ lệch phiên bản | Một nguồn dữ liệu, mọi người cùng thấy bản mới nhất |
| Lead và tuyển sinh | Ghi tay, khó biết ai phụ trách ai | Mỗi lead có nguồn, chiến dịch, người phụ trách, lịch sử gọi |
| Điểm danh | Sổ giấy hoặc tin nhắn, cuối tháng tổng hợp lại | Giáo viên điểm danh trên điện thoại, tự cộng số buổi |
| Học phí và công nợ | Công thức Excel, dò sao kê bằng mắt | Mỗi đăng kí có số phải thu, đã thu, còn nợ; đối soát chuyển khoản tự động nếu có |
| Lương giáo viên | Đếm buổi bằng tay | Cộng từ lịch dạy, điểm danh và chấm công |
| Báo cáo | Làm thủ công, chậm vài ngày | Cập nhật ngay khi có dữ liệu |
| Phân quyền | Ai có file là thấy hết | Mỗi vai trò chỉ thấy phần việc của mình |
| Chi phí | Gần như bằng 0 trên giấy | Phí thuê bao hằng tháng hoặc hằng năm |
| Thời gian bắt đầu | Ngay lập tức | Vài ngày đến 2 tuần để nhập dữ liệu và tập cho nhân viên |
Excel thắng ở chi phí và sự linh hoạt; phần mềm thắng ở chỗ dữ liệu chỉ nhập một lần và mọi bộ phận dùng chung. Nếu vẫn đi tiếp bằng Excel, hãy dùng một bộ file có cấu trúc rõ ràng như bộ file Excel quản lý trung tâm đào tạo thay vì để mỗi người tự tạo một file. Với trung tâm rất nhỏ, đọc thêm bài về phần mềm quản lý trung tâm miễn phí và giới hạn của nó.
10 nhóm tính năng phần mềm quản lý trung tâm đào tạo cần có
Đừng chọn phần mềm theo danh sách tính năng dài nhất. Hãy đi theo vòng đời một học viên: từ lúc để lại số điện thoại, đến lúc học xong và đăng ký khóa tiếp theo. Mỗi bước dưới đây là một nhóm tính năng, kèm câu hỏi kiểm tra khi bạn dùng thử.
1. Tuyển sinh và quản lý lead (CRM)
Lead là người đã để lại thông tin nhưng chưa đóng tiền. Đây là nơi trung tâm mất tiền nhiều nhất mà không nhìn thấy, vì lead không ai gọi thì không ai báo cáo.
Cần có:
- Một danh sách lead chung, có nguồn (Facebook, Zalo, website, giới thiệu, đi ngang qua), chiến dịch và người phụ trách.
- Chia lead cho sale, mỗi sale chỉ thấy lead của mình.
- Ghi lại từng cuộc gọi, kết quả, ngày hẹn gọi lại, mức độ quan tâm.
- Form đăng ký gắn được vào website để lead tự vào hệ thống, không phải chép tay.
- Nhập lead cũ từ Excel và báo trùng số điện thoại.
Câu hỏi kiểm tra: một lead từ form website mất bao lâu để hiện trong danh sách của sale? Hai sale có thể vô tình gọi cùng một khách không? Chi tiết về phần này nằm trong bài CRM giáo dục cho trung tâm đào tạo.
2. Ghi danh và hồ sơ học viên
Khi lead đóng tiền, họ trở thành học viên. Hồ sơ học viên cần gom đủ: thông tin liên lạc, phụ huynh (với học viên nhỏ), các khóa đã đăng ký, lớp đang học, điểm danh, điểm số, các lần đóng tiền. Mở một hồ sơ là trả lời được mọi câu phụ huynh hỏi qua điện thoại.
Câu hỏi kiểm tra: từ hồ sơ một học viên, mất bao nhiêu cú bấm để thấy học viên đó còn nợ bao nhiêu và đã nghỉ mấy buổi? Đọc thêm về phần mềm quản lý học viên từ ghi danh đến tái đăng ký.
3. Khóa học, chương trình và lớp học
Cấu trúc thường gặp: chương trình (ví dụ IELTS) gồm nhiều môn hoặc cấp độ, mỗi môn có số buổi, giáo trình, học phí niêm yết; mỗi lớp là một lần mở môn đó với lịch, phòng, giáo viên và danh sách học viên cụ thể.
Phần mềm nên cho bạn tạo lớp theo môn, chọn cơ sở, phòng, lịch tuần (ví dụ thứ 2, 4, 6 lúc 18:00), rồi tự sinh ra đủ các buổi học. Khi cần dời buổi hay đổi giáo viên, bạn sửa một buổi chứ không phải sửa cả lịch. Xem thêm phần mềm quản lý khóa học: khóa, lớp, buổi học và lộ trình và phần mềm quản lý lớp học cho trung tâm.
4. Xếp lịch học, phòng học và lịch dạy
Trùng phòng và trùng giáo viên là lỗi kinh điển khi trung tâm có từ 10 lớp trở lên. Phần mềm cần cho thấy lịch tuần của cả trung tâm, lọc theo phòng, theo giáo viên, và giáo viên xem được lịch dạy của mình mà không cần hỏi giáo vụ. Một điểm cộng lớn là lịch dạy đồng bộ được sang Google Calendar hoặc lịch iPhone.
Chi tiết: phần mềm xếp lịch học cho trung tâm và quản lý phòng học, tránh trùng phòng.
5. Điểm danh, bài tập và nhận xét
Điểm danh là dữ liệu gốc cho rất nhiều việc khác: tính lương giáo viên dạy theo buổi, tính số buổi còn lại của học viên, phát hiện học viên sắp bỏ học, báo cáo cho phụ huynh. Nếu điểm danh vẫn nằm trên giấy, mọi thứ phía sau đều chậm.
Cần có: giáo viên điểm danh ngay trên điện thoại trong lớp, ghi bài tập và nhận xét theo buổi, quản lý xem được lớp nào chưa điểm danh. Toàn bộ chủ đề này nằm trong bài phần mềm điểm danh học viên cho trung tâm.
6. Học phí, công nợ và đối soát
Đây là nhóm tính năng nên chấm điểm kỹ nhất, vì nó chạm trực tiếp vào tiền. Cần có:
- Mỗi đăng ký có học phí gốc, giảm giá, mã ưu đãi, số đã thu, số còn nợ.
- Thu nhiều đợt, ghi rõ tiền mặt hay chuyển khoản, ai thu, lúc nào.
- In phiếu thu và thông báo học phí có logo trung tâm.
- Hoàn tiền, hủy phiếu có người thực hiện và lý do, không xóa mất dấu vết.
- Danh sách học viên còn nợ, lọc theo lớp, theo hạn.
- Mã VietQR riêng cho từng học viên và tự gạch nợ khi ngân hàng báo giao dịch, để kế toán không phải dò sao kê.
Quy trình đầy đủ: quản lý học phí trung tâm: thu, theo dõi nợ và đối soát.
7. Nhân sự, chấm công và tính lương
Lương giáo viên trung tâm thường không phải lương cứng đơn giản: có giờ dạy, giờ trợ giảng, ca trực, phụ cấp, đi muộn, thưởng theo doanh số. Phần mềm tốt cho phép đặt đơn giá riêng cho từng người, cộng tự động từ lịch dạy và chấm công, cho thêm thưởng hoặc khấu trừ, rồi chốt bảng lương để không ai sửa sau đó.
Chi tiết: cách tính lương giáo viên trung tâm và phần mềm quản lý giáo viên.
8. Báo cáo và KPI
Chủ trung tâm cần ít nhất 5 con số mỗi tuần: doanh thu thực thu, số đăng ký mới, số lead mới và tỷ lệ chuyển đổi, công nợ, tỷ lệ chuyên cần. Phần mềm nên đưa các số này lên một màn hình, xem theo kỳ, theo sale, theo nguồn, theo khóa học, và cho đặt chỉ tiêu cho từng người. Danh sách đầy đủ trong bài KPI cho trung tâm đào tạo.
9. Liên lạc với học viên và phụ huynh
Ở đây cần tỉnh táo: hỏi rõ phần mềm gửi qua kênh nào (email, SMS, Zalo, ứng dụng riêng), tự động hay bằng tay, và ai trả phí gửi. Email tự động (xác nhận đăng ký, báo đã nhận học phí, nhắc lịch khai giảng) rẻ và dễ bật. SMS và Zalo thường tốn phí theo tin và cần đăng ký riêng. Bài phần mềm quản lý trung tâm có kênh liên lạc với phụ huynh phân tích từng kênh.
10. Phân quyền, nhiều cơ sở và an toàn dữ liệu
- Phân quyền: giáo viên không cần thấy doanh thu, sale không cần thấy bảng lương. Hãy kiểm tra phần mềm có bao nhiêu vai trò và có giới hạn sale chỉ xem lead của mình không. Xem phân quyền nhân viên trong trung tâm.
- Nhiều cơ sở: lớp, phòng, nhân sự, học phí tách theo cơ sở, chủ trung tâm xem gộp. Xem quản lý trung tâm nhiều chi nhánh trên một phần mềm.
- Dữ liệu: dữ liệu của bạn có tách riêng không, đăng nhập bằng gì, khi ngừng dùng có xuất được dữ liệu không. Xem bảo mật dữ liệu học viên.
Phần mềm quản lý trung tâm online, trên web hay cài trên máy
Phần mềm cài trên một máy tính chỉ dùng được ở máy đó, bạn tự lo sao lưu và gần như không dùng được cho nhiều cơ sở. Phần mềm quản lý trung tâm trên web (cloud) chạy trên trình duyệt, nhiều người dùng cùng lúc ở mọi nơi, nhà cung cấp lo sao lưu, đổi lại là phí định kỳ và cần internet. Với trung tâm từ 2 nhân viên trở lên, phần mềm online gần như luôn là lựa chọn đúng.
Với app quản lý trung tâm trên điện thoại, câu cần hỏi không phải "có app không" mà là "giáo viên làm được những việc nào trên điện thoại": điểm danh, xem lịch dạy, chấm công. Nếu các việc đó chạy tốt trên trình duyệt điện thoại thì không nhất thiết phải cài ứng dụng; còn nhập liệu lớn ở quầy vẫn nên làm trên máy tính. Bài quản lý trung tâm trên điện thoại liệt kê những việc chủ trung tâm làm được khi không ở văn phòng.
Phần mềm quản lý trung tâm tốt nhất là phần mềm nào
Không có phần mềm tốt nhất cho mọi trung tâm. Có phần mềm hợp nhất với quy mô, mô hình và đội ngũ của bạn. Một cách nghĩ đơn giản theo quy mô:
| Quy mô | Việc đau nhất | Ưu tiên khi chọn |
|---|---|---|
| Dưới 80 học viên, 1 người làm hết | Nhớ ai đóng tiền, ai nghỉ | Học phí, điểm danh, dễ dùng. Excel có cấu trúc vẫn ổn |
| 80 đến 400 học viên, 1 cơ sở, 3 đến 10 nhân viên | Lead trôi, công nợ, tính lương | CRM, học phí và đối soát, điểm danh trên điện thoại, phân quyền |
| 400 đến 2.000 học viên, 2 đến 5 cơ sở | Số liệu không khớp giữa cơ sở, khó kiểm soát | Nhiều cơ sở, báo cáo gộp, KPI theo người, phân quyền chặt, chấm công |
Với trung tâm dưới 1.000 học viên, một hệ thống "làm được mọi thứ" kiểu ERP thường thừa: bạn trả tiền và thời gian cho những module không dùng. Xem ERP giáo dục có thật sự cần không.
Mô hình cũng quan trọng:
- Trung tâm tiếng Anh, IELTS: nhiều cấp độ nối tiếp nhau, cần mở lớp kế tiếp nhanh và theo dõi điểm thi thử. Xem phần mềm quản lý trung tâm tiếng Anh và trung tâm IELTS.
- Toán tư duy, tiếng Anh thiếu nhi: người trả tiền là phụ huynh, cần thông báo học phí rõ ràng và báo cáo chuyên cần đều đặn. Xem phần mềm quản lý trung tâm toán tư duy.
- Mỹ thuật, âm nhạc: nhiều lớp nhỏ hoặc kèm 1-1, học phí theo buổi hoặc theo tháng, lịch thay đổi nhiều. Xem trung tâm âm nhạc.
- Lập trình, STEM: khóa theo dự án, phòng máy giới hạn chỗ ngồi, cần quản lý phòng chặt. Xem trung tâm lập trình.
- Dạy thêm, luyện thi: lớp đông, mùa cao điểm trước kỳ thi, học phí theo tháng. Xem phần mềm quản lý lớp học thêm.
- Đào tạo ngắn hạn cho người đi làm: khóa ngắn, mở liên tục, tuyển sinh là việc chính. Xem phần mềm quản lý đào tạo.
Cách chọn phần mềm quản lý trung tâm đúng trong 7 bước
Bước 1: Viết ra 5 việc tốn thời gian nhất mỗi tuần
Ngồi với kế toán, giáo vụ, trưởng sale 30 phút. Hỏi mỗi người: việc gì bạn làm lặp lại nhiều nhất, việc gì hay sai nhất. Ví dụ: "dò chuyển khoản mỗi sáng 45 phút", "tổng hợp điểm danh để tính lương mất 1 ngày cuối tháng", "không biết lead nào chưa gọi". Năm việc này là thước đo chính, không phải danh sách tính năng của nhà cung cấp.
Bước 2: Loại các phần mềm thiếu tính năng bắt buộc
Tính năng bắt buộc là những việc mà nếu thiếu, bạn vẫn phải giữ Excel song song. Với phần lớn trung tâm, đó là: học phí và công nợ, lớp và điểm danh, phân quyền. Phần mềm nào thiếu một trong ba thì loại luôn, dù giá rẻ.
Bước 3: Chấm điểm phần còn lại
Dùng bảng dưới. Trọng số do bạn đặt theo 5 việc ở bước 1. Điểm từ 1 đến 5.
| Tiêu chí | Trọng số (ví dụ) | Phần mềm A | Phần mềm B |
|---|---|---|---|
| Học phí, công nợ, đối soát chuyển khoản | 25% | ||
| Lớp, lịch, điểm danh trên điện thoại | 20% | ||
| Tuyển sinh, chia lead, lịch sử gọi | 15% | ||
| Chấm công và tính lương | 10% | ||
| Báo cáo và KPI | 10% | ||
| Phân quyền, nhiều cơ sở | 10% | ||
| Dễ dùng cho giáo viên lớn tuổi | 5% | ||
| Hỗ trợ, nhập dữ liệu, xuất dữ liệu | 5% |
Bảng đầy đủ 25 tiêu chí nằm trong bài cách chọn phần mềm quản lý trung tâm kèm bảng chấm điểm.
Bước 4: Dùng thử bằng dữ liệu thật, không dùng dữ liệu mẫu
Nhập 1 lớp thật với 15 học viên thật. Cho 1 giáo viên điểm danh thật trong 1 tuần. Thu học phí thật của vài học viên. Dữ liệu mẫu luôn đẹp, dữ liệu thật mới lộ ra chỗ vướng. Lịch kiểm tra từng ngày có trong bài dùng thử phần mềm quản lý trung tâm 14 ngày.
Bước 5: Cho người dùng thật thử
Người dùng mỗi ngày là giáo viên, giáo vụ, kế toán. Nếu giáo viên thấy điểm danh trên phần mềm lâu hơn sổ giấy, sau 2 tuần họ sẽ quay lại sổ giấy. Hỏi thẳng họ sau tuần dùng thử, và đừng chuyển đổi vào tháng khai giảng hay trước kỳ thi.
Bước 6: Tính tổng chi phí, không chỉ giá thuê bao
Tổng chi phí gồm phí phần mềm, thời gian nhập dữ liệu, thời gian đào tạo nhân viên, phí gửi tin nhắn nếu có, và chi phí chuyển đi nếu sau này đổi phần mềm. Phần dưới có ví dụ cụ thể. Chi tiết hơn: chi phí phần mềm quản lý trung tâm và cách tính tổng chi phí sở hữu.
Bước 7: Hỏi về dữ liệu trước khi ký
Hỏi nhà cung cấp và ghi câu trả lời vào cùng một bảng để so sánh:
- Giá tính theo trung tâm, theo cơ sở, theo số học viên hay số tài khoản? Khi trung tâm lớn lên, giá thay đổi thế nào?
- Học phí chuyển khoản được đối soát tự động không, hay vẫn nhập tay?
- Gửi thông báo cho phụ huynh qua kênh nào, có tốn phí thêm không?
- Dữ liệu lưu ở đâu, có tách riêng giữa các trung tâm không, ai xem được?
- Khi ngừng dùng, xuất dữ liệu ra Excel được không?
Câu trả lời vòng vo ở câu 1, 2 và 5 là tín hiệu cần hỏi kỹ hơn.
Ví dụ tính chi phí: phần mềm có đáng tiền không
Ví dụ: một trung tâm tiếng Anh 300 học viên, 1 cơ sở, 18 lớp, 12 giáo viên, 2 sale, 1 kế toán, 1 giáo vụ. Trước khi dùng phần mềm, mỗi tháng đội ngũ mất:
| Việc | Thời gian mỗi tháng (ví dụ) |
|---|---|
| Kế toán dò chuyển khoản, đối chiếu với danh sách | 40 phút/ngày × 22 ngày ≈ 15 giờ |
| Kế toán và giáo vụ nhắn nhắc nợ từng phụ huynh | 8 giờ |
| Giáo vụ tổng hợp điểm danh, đếm buổi dạy để tính lương | 10 giờ |
| Kế toán tính lương, kiểm tra lại với giáo viên | 6 giờ |
| Chủ trung tâm và quản lý tổng hợp báo cáo tháng | 6 giờ |
| Tổng | khoảng 45 giờ |
Nếu chi phí bình quân một giờ làm của nhân viên văn phòng là 50.000đ, 45 giờ là khoảng 2.250.000đ mỗi tháng. Con số này chưa tính hai khoản lớn hơn:
- Lead bị bỏ quên. Giả sử mỗi tháng có 150 lead, và vì không theo dõi được, 10% không bao giờ được gọi lại. Nếu tỷ lệ chốt bình thường là 20% và học phí trung bình một khóa là 4.000.000đ, 15 lead bị quên tương đương khoảng 3 học viên, tức 12.000.000đ doanh thu mỗi tháng.
- Học phí thu chậm. Nếu công nợ trung bình là 30.000.000đ và trung bình chậm 3 tuần, đó là tiền mặt bị kẹt, và một phần sẽ không bao giờ thu được.
Như vậy, với trung tâm cỡ này, một phần mềm có phí 5.000.000đ mỗi tháng (mức giá của Eduto cho một trung tâm, đủ tính năng) chỉ cần giúp trung tâm giữ lại hơn 1 học viên mỗi tháng là đã hòa vốn, chưa kể thời gian tiết kiệm. Ngược lại, với trung tâm 50 học viên do một người làm hết, phép tính có thể không có lợi, và một bộ Excel tốt là đủ. Hãy tự điền số của trung tâm bạn vào bảng trên trước khi quyết định.
Chuyển từ Excel sang phần mềm trong 2 tuần
Phần lớn các lần chuyển đổi thất bại không phải vì phần mềm, mà vì làm cùng lúc mọi thứ và không ai chịu trách nhiệm. Một lịch mẫu:
| Ngày | Việc | Người làm |
|---|---|---|
| 1-2 | Chọn 1 người phụ trách chuyển đổi. Dọn file Excel: một dòng một học viên, cột số điện thoại thống nhất | Quản lý |
| 3 | Tạo cơ sở, phòng, môn học, chương trình | Giáo vụ |
| 4-5 | Nhập học viên và lead cũ từ Excel, xử lý số điện thoại trùng | Giáo vụ, sale |
| 6-7 | Tạo lớp đang chạy, xếp học viên vào lớp, gán giáo viên | Giáo vụ |
| 8 | Nhập học phí còn nợ của từng học viên | Kế toán |
| 9 | Mời nhân viên, chọn vai trò. Hướng dẫn giáo viên điểm danh trong 15 phút | Quản lý |
| 10-14 | Chạy song song: dữ liệu mới chỉ nhập vào phần mềm. Excel cũ chỉ để tra cứu, không sửa | Mọi người |
Quy tắc quan trọng nhất: từ ngày thứ 10, mọi khoản thu, mọi buổi điểm danh, mọi lead mới chỉ được ghi vào phần mềm. Chạy song song hai nơi lâu hơn 2 tuần là cách chắc chắn nhất để thất bại. Chi tiết từng bước: chuyển dữ liệu học viên từ Excel sang phần mềm và triển khai phần mềm quản lý trung tâm trong 2 tuần.
Làm việc này trên Eduto
Eduto là phần mềm quản lý trung tâm đào tạo chạy trên trình duyệt máy tính và điện thoại, không cần cài đặt. Mỗi trung tâm có địa chỉ riêng dạng tên-trung-tâm.eduto.asia và dữ liệu tách riêng. Một vòng sử dụng điển hình:
- Tạo trung tâm và mời đội ngũ. Đăng nhập bằng Google, đặt tên trung tâm, tạo cơ sở và phòng học. Mời nhân viên bằng email và chọn một trong 7 vai trò: chủ, quản lý, giáo vụ, giáo viên, sale, kế toán, marketing.
- Đưa dữ liệu cũ vào. Nhập danh sách lead và học viên từ file Excel, hệ thống báo số điện thoại trùng. Tạo môn học, chương trình, giáo trình và lớp với lịch tuần; Eduto tự sinh các buổi học.
- Chạy tuyển sinh. Gắn form đăng ký vào website, lead vào danh sách chung có nguồn, chiến dịch, người phụ trách và lịch sử gọi. Chia lead cho sale bằng tay hoặc tự động.
- Thu học phí và điểm danh. Mỗi đăng ký có học phí, giảm giá, mã ưu đãi và số còn nợ. In thông báo học phí có mã VietQR riêng của từng học viên; khi ngân hàng báo giao dịch về, Eduto tự gạch nợ. Giáo viên điểm danh, ghi bài tập trên điện thoại.
- Xem số liệu và tính lương. Dashboard doanh thu, phễu lead, KPI theo sale, nguồn và khóa học. Cuối tháng, bảng lương tự cộng giờ dạy, giờ trợ giảng, ca trực, đi muộn theo đơn giá của từng người, rồi chốt tháng.
Eduto có một gói cho một trung tâm, giá 5.000.000đ mỗi tháng, đủ tính năng, không tính theo đầu học viên, dùng thử 14 ngày không cần thẻ. Những gì Eduto chưa có, để bạn tính trước: chưa gửi SMS hay tin nhắn Zalo, chưa xuất hóa đơn điện tử, chưa có ứng dụng riêng cho phụ huynh và chưa có lớp học video trực tuyến. Xem toàn bộ tính năng trên trang phần mềm quản lý trung tâm Eduto, hoặc đặt lịch demo 30 phút để đội ngũ Eduto đi cùng bạn qua dữ liệu của chính trung tâm bạn.
Câu hỏi thường gặp
Trung tâm nhỏ khoảng 50 học viên có cần phần mềm không?
Chưa chắc. Nếu một người làm hết và không có cơ sở thứ hai, một bộ Excel có cấu trúc rõ ràng cộng sổ điểm danh là đủ. Bạn nên chuyển khi bắt đầu có từ 3 nhân viên cùng ghi dữ liệu, hoặc khi việc dò chuyển khoản và nhắc nợ chiếm hơn 30 phút mỗi ngày.
Phần mềm quản lý trung tâm miễn phí có dùng được không?
Dùng được cho trung tâm rất nhỏ, với giới hạn về số học viên, số tài khoản hoặc tính năng. Điều cần kiểm tra là khi vượt giới hạn thì giá ra sao và có xuất dữ liệu được không. Đừng chọn bản miễn phí nếu biết chắc 6 tháng nữa sẽ phải chuyển.
Chuyển sang phần mềm mất bao lâu?
Với trung tâm 1 cơ sở, 200 đến 400 học viên, thường khoảng 2 tuần nếu có một người phụ trách rõ ràng và dữ liệu Excel đã được dọn. Phần tốn thời gian nhất là nhập công nợ học phí còn dở và tập cho giáo viên quen điểm danh trên điện thoại.
Phần mềm có thay được kế toán không?
Không. Phần mềm quản lý trung tâm lo phần thu học phí, công nợ, phiếu thu và bảng lương. Kế toán thuế, sổ sách theo quy định và hóa đơn điện tử vẫn cần kế toán và phần mềm kế toán riêng. Phần mềm giúp kế toán bớt việc dò và nhập tay, để tập trung vào phần chuyên môn.
Dữ liệu học viên trên phần mềm có an toàn không?
Phụ thuộc vào nhà cung cấp và cách bạn phân quyền. Hãy hỏi dữ liệu có tách riêng giữa các trung tâm không, đăng nhập bằng gì, ai trong nhà cung cấp xem được dữ liệu, và khi ngừng dùng có xuất ra được không. Ở phía trung tâm, chỉ cấp quyền đúng việc cho từng người và thu hồi tài khoản ngay khi nhân viên nghỉ việc. Mọi câu hỏi về Eduto, gửi về [email protected].
Đội ngũ xây dựng Eduto, phần mềm quản lý trung tâm đào tạo. Góp ý bài viết: [email protected]