Chi phí mở trung tâm đào tạo gồm ba phần, và nhiều người chỉ tính phần đầu: (1) đầu tư ban đầu để mở cửa, (2) chi phí cố định mỗi tháng phải trả dù có bao nhiêu học viên, và (3) quỹ dự phòng để trả chi phí cố định trong những tháng chưa đủ lớp. Câu hỏi "mở trung tâm cần bao nhiêu vốn" vì vậy không có một con số chung; nó bằng đầu tư ban đầu cộng với số tiền bạn sẽ lỗ trước khi chạm điểm hòa vốn, cộng một khoản an toàn.
Bài này cho bạn bảng dự toán để copy vào Excel hoặc Google Sheets, một ví dụ điền sẵn cho trung tâm 3 phòng (số liệu giả định), cách tính quỹ dự phòng và điểm hòa vốn. Bài nằm trong loạt mở trung tâm đào tạo từ con số 0; nếu chưa chốt mô hình, đọc bài đó trước.
Ba phần vốn và vì sao trung tâm mới hay hết tiền
| Phần vốn | Gồm những gì | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Đầu tư ban đầu | Cọc, sửa chữa, nội thất, thiết bị, biển hiệu, học liệu, pháp lý, marketing trước khai giảng | Quên khoản phát sinh khi sửa chữa |
| Chi phí cố định hằng tháng | Thuê nhà, lương văn phòng, điện nước, marketing duy trì, phần mềm | Bỏ sót lương quản lý vì "chủ tự làm" |
| Quỹ dự phòng | Tiền mặt trả chi phí cố định khi doanh thu chưa đủ | Không có, hoặc tiêu vào giảm giá khai trương |
Lương giáo viên dạy theo buổi là chi phí biến đổi: có lớp mới phát sinh. Tách riêng khoản này giúp bạn tính đúng điểm hòa vốn ở phần sau.
Mẫu bảng dự toán chi phí mở trung tâm (copy dùng ngay)
Copy ba bảng dưới vào ba vùng của cùng một trang tính. Cột "Thành tiền" = Số lượng × Đơn giá.
Bảng A. Đầu tư ban đầu
| STT | Hạng mục | Đơn vị | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | Nguồn báo giá |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A1 | Đặt cọc mặt bằng (thường 2-3 tháng, thu hồi được) | tháng | Hợp đồng thuê | |||
| A2 | Sửa chữa, điện, sơn, cách âm | gói | Ít nhất 2 báo giá | |||
| A3 | Bàn ghế, bảng | phòng | ||||
| A4 | Màn hình hoặc máy chiếu, loa | phòng | ||||
| A5 | Điều hòa | bộ | ||||
| A6 | Thiết bị riêng theo loại hình | bộ | Xem bảng loại hình | |||
| A7 | Lễ tân, khu chờ phụ huynh | gói | ||||
| A8 | Máy tính văn phòng, máy in, wifi | bộ | ||||
| A9 | Phòng cháy chữa cháy theo yêu cầu | gói | Hỏi cơ quan PCCC trước | |||
| A10 | Biển hiệu, nhận diện | gói | ||||
| A11 | Giáo trình, học liệu ban đầu | bộ | ||||
| A12 | Đăng ký kinh doanh, hồ sơ xin phép, tư vấn | gói | Cổng dịch vụ công | |||
| A13 | Marketing trước khai giảng | gói | ||||
| A14 | Dự phòng phát sinh (10% của A2-A13) | % | ||||
| Tổng đầu tư ban đầu |
Bảng B. Chi phí cố định hằng tháng
| STT | Hạng mục | Thành tiền/tháng | Tiền mặt? |
|---|---|---|---|
| B1 | Thuê mặt bằng | Có | |
| B2 | Lương quản lý (kể cả khi chủ tự làm) | Có | |
| B3 | Lương tư vấn, lễ tân, giáo vụ | Có | |
| B4 | Bảo hiểm bắt buộc phần người sử dụng lao động | Có | |
| B5 | Điện, nước, internet | Có | |
| B6 | Marketing duy trì | Có | |
| B7 | Phần mềm, công cụ | Có | |
| B8 | Văn phòng phẩm, sửa chữa nhỏ | Có | |
| B9 | Khấu hao (A2-A11 chia số tháng dùng dự kiến) | Không | |
| Tổng chi phí cố định / Tổng tiền mặt (bỏ B9) |
Bảng C. Một lớp mỗi tháng (chi phí biến đổi)
| Dòng | Nội dung | Giá trị |
|---|---|---|
| C1 | Số học viên/lớp | |
| C2 | Học phí/học viên/tháng | |
| C3 | Doanh thu/lớp/tháng = C1 × C2 | |
| C4 | Số buổi/tháng | |
| C5 | Lương giáo viên/buổi | |
| C6 | Lương giáo viên/tháng = C4 × C5 | |
| C7 | Học liệu, quà, phát sinh/lớp/tháng | |
| C8 | Đóng góp của một lớp = C3 − C6 − C7 | |
| C9 | Số lớp hòa vốn = Tổng chi phí cố định / C8 | Làm tròn lên |
Giải thích các cột: "Nguồn báo giá" ghi nhà cung cấp hoặc đường dẫn; dòng chưa có báo giá thật thì tô màu để nhớ là số đoán. "Tiền mặt?" tách khấu hao ra: khấu hao không làm bạn mất tiền mỗi tháng nhưng vẫn phải tính khi xem lãi lỗ. Ở bảng C, dùng sĩ số thực tế trung bình, không dùng sĩ số tối đa. Bảo hiểm bắt buộc (B4) hỏi kế toán theo số nhân viên thực tế.
Ví dụ đã điền: trung tâm 3 phòng luyện thi và toán tư duy
Đây là ví dụ với số liệu giả định cho một trung tâm 3 phòng ở khu dân cư của một thành phố, dạy luyện thi vào 10 và toán tư duy. Giá thuê, giá sửa chữa và học phí thực tế khác nhau rất nhiều theo vị trí; hãy thay bằng báo giá của bạn.
Bảng A (ví dụ):
| Hạng mục | Tính toán | Thành tiền |
|---|---|---|
| Đặt cọc mặt bằng | 3 tháng × 18.000.000đ | 54.000.000đ |
| Sửa chữa, điện, sơn | 1 gói | 90.000.000đ |
| Bàn ghế, bảng cho 3 phòng | 3 phòng × 15.000.000đ | 45.000.000đ |
| Điều hòa | 3 bộ × 12.000.000đ | 36.000.000đ |
| Màn hình, loa, máy tính, máy in, wifi | 1 gói | 25.000.000đ |
| Biển hiệu, nhận diện | 1 gói | 15.000.000đ |
| Học liệu ban đầu | 1 gói | 12.000.000đ |
| Đăng ký kinh doanh, PCCC, tư vấn | 1 gói | 8.000.000đ |
| Marketing trước khai giảng | 1 gói | 30.000.000đ |
| Dự phòng phát sinh | 10% của 261.000.000đ (các dòng trừ cọc) | 26.100.000đ |
| Tổng đầu tư ban đầu | 341.100.000đ |
Bảng B (ví dụ):
| Hạng mục | Thành tiền/tháng |
|---|---|
| Thuê mặt bằng | 18.000.000đ |
| Quản lý kiêm tư vấn | 12.000.000đ |
| Lễ tân kiêm giáo vụ | 8.000.000đ |
| Điện, nước, internet | 4.000.000đ |
| Marketing duy trì | 10.000.000đ |
| Phần mềm quản lý | 5.000.000đ |
| Văn phòng phẩm, sửa chữa nhỏ | 3.000.000đ |
| Khấu hao (223.000.000đ trong 48 tháng, làm tròn) | 5.000.000đ |
| Tổng chi phí cố định | 65.000.000đ |
| Chi phí cố định tiền mặt | 60.000.000đ |
Bảng C (ví dụ, lớp luyện thi vào 10): 15 học viên × 1.000.000đ = 15.000.000đ doanh thu/lớp/tháng. Lương giáo viên 12 buổi × 300.000đ = 3.600.000đ. Học liệu 400.000đ. Đóng góp một lớp = 15.000.000 − 3.600.000 − 400.000 = 11.000.000đ. Số lớp hòa vốn = 65.000.000 / 11.000.000 ≈ 5,9, tức 6 lớp, khoảng 90 học viên.
Kiểm tra công suất: mỗi phòng chạy 2 ca tối thứ 2 đến thứ 6 và 4 ca cuối tuần, tức 14 ca/tuần; một lớp học 3 buổi/tuần nên mỗi phòng chứa khoảng 4-5 lớp, 3 phòng khoảng 12-14 lớp. Hòa vốn ở 6 lớp, tức dưới một nửa công suất: mô hình khả thi.
Tính quỹ dự phòng: vốn mở trung tâm thật sự cần bao nhiêu
Có hai cách, nên làm cả hai và lấy số lớn hơn.
Cách 1: quy tắc 6 tháng. Quỹ dự phòng = 6 × chi phí cố định tiền mặt = 6 × 60.000.000đ = 360.000.000đ. Tổng vốn = 341.100.000 + 360.000.000 ≈ 701 triệu đồng.
Cách 2: dựng kịch bản tuyển sinh. Giả sử tháng đầu mở 2 lớp, mỗi tháng thêm 1 lớp:
| Tháng | Số lớp | Đóng góp (11 triệu/lớp) | Chi phí cố định tiền mặt | Lãi lỗ tiền mặt | Lũy kế |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 22.000.000đ | 60.000.000đ | −38.000.000đ | −38.000.000đ |
| 2 | 3 | 33.000.000đ | 60.000.000đ | −27.000.000đ | −65.000.000đ |
| 3 | 4 | 44.000.000đ | 60.000.000đ | −16.000.000đ | −81.000.000đ |
| 4 | 5 | 55.000.000đ | 60.000.000đ | −5.000.000đ | −86.000.000đ |
| 5 | 6 | 66.000.000đ | 60.000.000đ | +6.000.000đ | −80.000.000đ |
| 6 | 7 | 77.000.000đ | 60.000.000đ | +17.000.000đ | −63.000.000đ |
Kịch bản này chỉ cần khoảng 86 triệu dự phòng. Nhưng nếu tốc độ tuyển sinh chậm một nửa (mỗi 2 tháng thêm 1 lớp), mức lỗ lũy kế sâu nhất sẽ lên khoảng 172 triệu vào tháng 8, gấp đôi kịch bản trên. Cách 1 cho con số an toàn hơn vì nó che được cả kịch bản xấu, mùa thấp điểm (thường sau kỳ thi vào 10, khi lớp 9 ra trường) và rủi ro mất một giáo viên chủ lực.
Kết luận của ví dụ: chuẩn bị khoảng 0,7 tỷ đồng, trong đó chỉ khoảng một nửa dùng để mở cửa.
Chi phí khác nhau theo loại hình
| Loại hình | Hạng mục đặc thù cần thêm vào bảng A, B | Điểm cần tính kỹ |
|---|---|---|
| Tiếng Anh, IELTS | Phòng nghe, tai nghe, học liệu bản quyền; giấy tờ cho giáo viên nước ngoài | Thủ tục cho phép thành lập với Sở; lương giáo viên nước ngoài cao |
| Tiếng Anh thiếu nhi | Khu chờ phụ huynh, đồ chơi học liệu, an toàn cầu thang | Mặt bằng tầng thấp, PCCC chặt hơn |
| Mỹ thuật | Giá vẽ, bồn rửa, kệ phơi tranh, vật liệu tiêu hao theo học viên | Vật liệu là chi phí biến đổi theo học viên |
| Âm nhạc | Đàn, cách âm, phòng nhỏ cho lớp 1 kèm 1 | Nhiều phòng nhỏ, sĩ số thấp, đóng góp mỗi lớp nhỏ |
| Lập trình, robotics | Máy tính, bộ kit, thay thế linh kiện | Khấu hao thiết bị nhanh, 3 năm thay vì 4 |
| Dạy thêm văn hóa, luyện thi | Phòng lớn hơn, bảng, máy chiếu | Mùa vụ rõ; nghĩa vụ công khai theo Thông tư 29 |
Mỗi loại hình có thủ tục riêng, kéo theo chi phí và thời gian khác nhau; xem thủ tục thành lập trung tâm đào tạo. Với trung tâm ngoại ngữ, hồ sơ xin phép còn yêu cầu tài liệu thuyết minh số tiền, tài sản đã đầu tư hoặc cam kết đầu tư phù hợp với quy mô trong văn bản đề nghị, nên bảng dự toán này cũng là tài liệu nền cho hồ sơ; xem giấy phép trung tâm ngoại ngữ. Lệ phí, phí của từng thủ tục (nếu có) được công bố trên Cổng Dịch vụ công. Nội dung cập nhật đến tháng 11/2026; hãy kiểm tra văn bản gốc trước khi áp dụng.
Lỗi hay gặp khi dự toán
- Chỉ tính đầu tư ban đầu, không có quỹ dự phòng.
- Không tính lương cho chính mình, nên khi cần thuê quản lý thì mô hình hết lãi.
- Dùng sĩ số tối đa (20) thay vì sĩ số trung bình thực tế (12-15).
- Bỏ quên mùa thấp điểm: hè với luyện thi, Tết với hầu hết loại hình.
- Sửa chữa trước khi biết điều kiện thẩm định, rồi phải sửa lần hai.
Khi đã chạy, chuyển bảng dự toán thành báo cáo hằng tháng để so kế hoạch với thực tế; xem quản lý tài chính trung tâm. Lương giáo viên theo buổi là dòng biến động nhiều nhất, cách tính chi tiết có trong bài cách tính lương giáo viên trung tâm.
Làm việc này trên Eduto
Bảng dự toán là số kế hoạch. Sau khai giảng, bạn cần số thật để so sánh mỗi tháng:
- Doanh thu theo kỳ. Dashboard cho thấy doanh thu, số đăng ký và lead mới theo kỳ, so được với dòng C3 của bảng dự toán.
- Sĩ số từng lớp. Danh sách lớp hiện sĩ số, giúp bạn biết lớp nào đang dưới mức hòa vốn.
- Lương giáo viên từ lịch dạy. Bảng lương tính theo buổi dạy, buổi trợ giảng, ca trực, phụ cấp, thưởng, phạt; khóa sổ theo tháng.
- Công nợ học phí. Biết học viên nào còn nợ để dòng tiền thực khớp với doanh thu trên giấy.
Trong ví dụ trên, dòng "phần mềm quản lý 5.000.000đ" là giá gói Eduto mỗi tháng, đủ tính năng, không tính theo số học viên. Nếu dùng phần mềm khác hoặc Excel, thay số cho đúng. Copy bảng dự toán vào bảng tính của bạn; khi gần khai giảng, dùng thử Eduto 14 ngày miễn phí, không cần thẻ. Xem toàn bộ tính năng trên trang phần mềm quản lý trung tâm Eduto.
Câu hỏi thường gặp
Mở trung tâm cần bao nhiêu vốn?
Bằng đầu tư ban đầu cộng quỹ dự phòng. Với ví dụ trung tâm 3 phòng ở trên là khoảng 0,7 tỷ đồng; lớp nhỏ tại nhà có thể chỉ vài chục triệu đồng, còn trung tâm 4-6 phòng ở mặt phố lớn có thể trên 1 tỷ. Hãy điền bảng với báo giá thật của bạn thay vì dùng con số của người khác.
Khoản nào trong chi phí mở trung tâm dễ cắt nhất?
Nội thất, trang trí và biển hiệu thường là nơi có thể bớt nhiều nhất mà không ảnh hưởng chất lượng dạy: mua bàn ghế dần theo số lớp, làm biển hiệu đơn giản trước. Không nên cắt quỹ dự phòng, an toàn phòng cháy, và marketing trước khai giảng, vì đó là các khoản giữ cho trung tâm sống qua 6 tháng đầu.
Bao lâu thì hoàn vốn?
Lấy tổng đầu tư ban đầu chia cho lãi tiền mặt bình quân mỗi tháng sau khi qua điểm hòa vốn. Trong ví dụ, nếu trung tâm ổn định ở 10 lớp, lãi tiền mặt khoảng 50 triệu đồng mỗi tháng, phần đầu tư 341 triệu sẽ hoàn trong khoảng 7 tháng sau khi đạt mức đó, chưa tính các tháng lỗ ban đầu. Góp ý về bài viết, gửi về [email protected].
Đội ngũ xây dựng Eduto, phần mềm quản lý trung tâm đào tạo. Góp ý bài viết: [email protected]